La dématérialisation des échanges : un sujet complexe et à plusieurs visages

AVIS D’EXPERT

La généralisation des échanges électroniques est aujourd’hui une réalité concrète pour l’ensemble des entreprises. TPE, ETI, PME, grands comptes, organismes publics, toutes les structures sont concernées et voient leurs traditionnels échanges papiers passer à l’électronique. Dans ce contexte, la dématérialisation n’est plus un choix, mais une obligation qui nécessite d’être pensée dans une logique réellement globale pour fonctionner correctement. C’est aussi un de ces rares cas où les efforts consentis pour passer à la dématérialisation amènent rapidement des retours positifs en termes de : traçabilité documentaire (minimisation des pertes), rapidité d’accès à l’information, sécurité des échanges et surtout économies à court terme.


Prendre de la hauteur sur son projet

Un premier point à prendre en compte tient tout simplement à bien analyser l’ensemble des flux et des documents qui seront gérés de manière dématérialisée. En effet, en fonction de leur nature, différents processus voire obligations seront nécessaires : contrats, factures, documents RH, etc., sont autant de cas d’usage différents. Attention donc à avoir une vue d’ensemble de tous les documents qui seront numérisés et échangés électroniquement en considérant également leur criticité et leur devenir.


Le point sur les factures

Concernant les factures, qui est un poste qui concerne tous les acteurs, il est fondamental de bien comprendre que l’édition et l’échange électronique de ces documents doivent reposer sur une méthodologie normalisée et compatible avec la législation en vigueur. Sur ce point, nous pouvons notamment évoquer le cas des entreprises qui travaillent avec le secteur public et qui doivent répondre aux obligations de Chorus Pro. Cette démarche aujourd’hui réservée aux fournisseurs des administrations a d’ailleurs son pendant dans le cadre de la facturation inter-entreprises également. Attention donc à entrer dans une logique de professionnalisation de la gestion des factures électroniques, conforme à la réglementation fiscale et qui ne peut donc se limiter à l’envoi d’un simple PDF joint dans un mail.


Le point lié à l’archivage des documents électroniques