La nécessaire unification des canaux de gestion documentaire.

AVIS D’EXPERT

La transformation digitale des entreprises est un phénomène international qui les amène à faire évoluer leur modèle organisationnel en profondeur et notamment leurs processus de gestion. Dans ce contexte, force est de constater que la généralisation des échanges sous format électronique est désormais une norme largement partagée par la majorité des acteurs. Ainsi, de l’information de toute nature est quotidiennement échangée entre les entreprises : commerciale, opérationnelle, financière, généraliste… Le volume des données est aussi en constante évolution avec une croissance à deux chiffres tous les ans. Le patrimoine informationnel digital est donc un asset clé pour l’entreprise. Il convient de repenser sa gouvernance et de le rendre disponible et générateur de valeur pour tous. On note aussi que les nombreuses mutations structurelles (fusions, acquisitions, rapprochements industriels, etc.) amènent à se poser la question de la rationalisation d’informations diverses et variées.

Le projet de gouvernance de l’information concerne tout le management, car il impacte tous les métiers et fonctions de l’entreprise. En parallèle, nous assistons aussi à une mutation des moyens et à une recherche de rationalisation des outils. En effet, l’heure semble désormais à la consolidation et à la recherche d’unification des dispositifs de gestion. Ainsi, il ne s’agit plus de savoir quelles solutions utiliser (GED, BPM….), mais plutôt quelle plateforme commune mettre en oeuvre pour gérer l’ensemble des flux documentaires électroniques. La question du traitement et de la gestion des documents électroniques se positionne donc comme une donnée hautement stratégique et non comme une simple question technique. Avant de se lancer, il est nécessaire de prendre de la hauteur, de cartographier ses différents processus, etc. Il convient ensuite de rechercher des approches et solutions réellement intégrées pour conserver une véritable cohérence dans la mise en œuvre à réaliser. Simple sur le papier, une telle démarche peut s’avérer complexe faute de préparation minutieuse de son projet et de recherche de traitement centralisé.

La bonne gestion de l’information dématérialisée va donc se positionner comme un projet d’entreprise stratégique pour les organisations et notamment pour les grandes entreprises et celles dont le mode de fonctionnement repose sur un schéma distribué. Attention donc à ne pas se lancer dans l’inconnu ou faire évoluer son projet sans prendre les précautions nécessaires. Analyse, compréhension et rationalisation sont indiscutablement les trois piliers à respecter pour concevoir un projet générateur de croissance.