La copie électronique fidèle : un nouvel atout pour les entreprises et les structures publiques.

AVIS D’EXPERT

La dématérialisation des processus de gestion est plus que jamais au cœur des stratégies de modernisation des entreprises. Dans ce contexte, ces dernières investissent chaque année des ressources significatives pour mener à bien leurs opérations et dématérialiser nombre de leurs opérations courantes : GED, workflow, etc. Tous les services sont désormais concernés par la dématérialisation. Aujourd’hui, une nouvelle approche tend à s’imposer et devenir un véritable must have : la copie électronique fidèle. Mais concrètement, quel est son contour, que concerne-t-elle et comment la mettre en place ?

Mettre en place une telle approche a pour objectif unique de se débarrasser des documents papier, de les numériser et de leur conférer une valeur juridique. De fait, le document numérisé devient le document de référence qui peut être utilisé dans les mêmes conditions que le document papier original qui a été détruit. À la numérisation s’ajoutent ensuite des notions de preuve d’intégrité et de conservation pérenne de cette copie fidèle qui viennent compléter le dispositif et permettre à l’organisation de s’appuyer sur un dispositif de nouvelle génération pour gérer et conserver ses documents (via une GED ou un SAE).

La génération croissante de documents et la nécessité de les conserver pour se conformer à la réglementation en vigueur amènent les entreprises et structures publiques à empiler des volumétries considérables de documents papier. Ces différents éléments génèrent de nombreux inconvénients : place nécessaire pour le stockage physique, classement complexe, difficulté d’accès aux documents souhaités avec des temps de recherche importants, pas d’approche collaborative, détérioration du papier, etc. Bref, pour l’organisation, une perte de productivité, des coûts de stockage significatifs et de nombreuses lourdeurs liées à une telle approche centrée sur une gestion et une conservation 100 % papier des documents. C’est dans ce contexte que la dématérialisation prend tout son sens et qu’elle offre de véritables avantages dans différents cas d’usage : documents RH (bulletins de paie, contrats de travail), courriers (notes de frais, contrats), mais également documentation commerciale (bons de livraison, bons de commande, factures).

Les organisations doivent bien penser leur projet de copie électronique fidèle et respecter trois grandes étapes : mettre en place et définir une convention de numérisation qui décrit les processus utilisés, numériser les documents selon un protocole bien défini, puis horodater les documents notamment avec des cachets serveurs. Une fois ces étapes réalisées et qui donneront au document le statut de copie électronique fidèle, il sera ensuite possible d’aborder les points liés à la destruction des documents physiques et à l’archivage numérique des documents numérisés.