Licences informatiques en entreprise : 40 milliards de dollars de ressources non exploitées dans le monde.

AVIS D’EXPERT

Les applications dites SaaS, « Software as a Service » se sont multipliées en très peu de temps au sein des entreprises et la crise sanitaire n’a fait qu’accélérer la tendance. Aujourd’hui, l’accès à ces applications est simple, la souscription est rapide et évolutive en fonction des besoins de chacun. Mais les entreprises utilisent-elles réellement ces solutions à hauteur de leurs investissements ? Cette accélération de l’adoption ne s’est-elle pas faite au prix d’une perte de contrôle des coûts ? Apptio France se penche sur la gestion budgétaire des licences informatiques en entreprise et met en lumière des solutions pour optimiser les budgets IT et éviter le gouffre financier qu’elles représentent lorsqu’elles sont mal gérées.

Le contexte actuel oblige les entreprises de tous secteurs à s’adapter de plus en plus vite, à faire preuve d’agilité et à adopter des stratégies accès produit. Ce changement de paradigme les pousse à se tourner vers de nouveaux process et de nouvelles technologies de gestion, ce qui engendre de nouveaux postes de dépenses. Et ce phénomène n’a fait que se renforcer suite à la crise sanitaire qui a remis en question l’organisation interne et les priorités des entreprises : Comment s’adapter aux nouvelles mesures ? Comment rester productif ? Comment maintenir le lien entre chaque collaborateur ? « Véritable game-changer, la crise a fait émerger de nouvelles solutions pour faciliter la vie professionnelle de chacun et mis des outils de gestion devenus indispensables sur les devants de la scène. Dans la précipitation, l’adoption d’applications pour maintenir la collaboration n’a pas toujours été faite dans une logique de rationalisation et d’optimisation des budgets informatiques. » explique Harry Wallez, ingénieur Pre-sales Sénior chez Apptio France. En effet, soucieuses de devenir plus efficaces et plus productives, les entreprises ont souscrit à de nombreuses licences informatiques pour des applications sans forcément éviter les doublons, ni calculer le nombre d’utilisateurs optimal à couvrir, ni mettre en place le type de contrat d’abonnement adapté à leurs besoins réels.

Si aujourd’hui les logiciels SaaS se montrent très pratiques pour soutenir le développement des entreprises tant ils se montrent accessibles et indispensables, celles-ci se montre néanmoins débordées par les offres tarifaires proposées. Pour l’adoption de ces applications, la première préoccupation est souvent relative au coût. Est-ce que cette souscription me propose un tarif raisonnable ? Peut-on se permettre d’investir dans cet abonnement ? Mais si le coût est raisonnable, qu’en est-il du service ? Est-il réellement adapté et personnalisé aux besoins des entreprises ? « La difficulté réside dans le fait que le cloud offre une très grande élasticité. Les entreprises adoptent ces nouvelles applications de manière fluide sans interroger les implications budgétaires qui sont complexes à identifier à cause d’une multitude de modèles de facturation. Résultat, en 2020, sur 157 milliards de dollars dépensés pour les applications SaaS, on observe que 25 % de cette somme correspond à des ressources non utilisées… soit 40 milliards de dollars ! Ce qui est loin d’être négligeable » poursuit Harry Wallez. Si les achats des logiciels Saas sont simples à réaliser, leur gestion semble beaucoup plus compliquée et donc peu optimisée. Sur le plan de la sécurité, les enjeux sont également perturbés et très rarement maîtrisés.

Face à ces constats, l’objectif pour toutes les entreprises qui souffrent d’une mauvaise gestion des licences informatiques n’est pas de moins dépenser mais de dépenser mieux, en permettant l’industrialisation des process en termes de gestion financière des licences de logiciels informatiques. « Ce que nous conseillons, c’est une optimisation des coûts lente mais structurée pour apporter un maximum de transparence dans les dépenses. Cette transformation va offrir une utilisation ciblée des applications et une rationalisation du coût de ces licences pour financer de nouveaux projets par la suite. » explique Harry Wallez.

Cette démarche de restructuration totale du coût des licences informatiques permettra aux entreprises de réaliser des économies sur le long terme et ce tout en évitant des dépenses inutiles, en supprimant les applications sous-utilisées et en réduisant le nombre d’accès d’utilisateurs. « L’idée à retenir est bien de rationaliser les dépenses d’aujourd’hui pour investir demain dans l’innovation ou dans d’autres projets portés par les entreprises » conclut Harry Wallez, « cet exercice de rationalisation des dépenses est la clef de voûte d’une transformation numérique durable.