Les points de contrôle pour mettre en place la facture électronique

AVIS D’EXPERT

La facture électronique n’est plus aujourd’hui un simple concept, mais une réalité concrète accessible à tous. Dans ce contexte, force est de constater que des entreprises de toutes tailles s’emparent de ce sujet pour moderniser leur processus de gestion de factures, gagner en productivité, en agilité et faire des économies. Mettre en place la facturation électronique, que ce soit sur les factures, clients ou fournisseurs : oui, mais à condition de contrôler scrupuleusement plusieurs points en amont et savoir choisir la solution la mieux adaptée aux besoins de l’entreprise.

Voici les points à contrôler pour répondre aux besoins et spécificités de chacun. En respectant ces prérequis, il sera alors possible de cartographier tous les éléments nécessaires pour mettre en place avec succès son projet de facturation électronique. Étudier la simplicité de déploiement et d’utilisation de la solution étudiée. Derrière des coûts de mise en place, apparemment similaires d’un prestataire à l’autre, se pose la question de l’effort financier ou humain en interne.

Vérifier les conditions d’interfaçage entre l’outil de facturation et le prestataire de service retenu. Comment se connectera la facturation électronique aux outils déjà en place et utilisés ? Cela permettra de limiter les impacts de mise en œuvre dans la structure existante.

La solution est-elle adaptable, conforme et évolutive dans le temps ? Selon les obligations d’aujourd’hui et celles de demain ? Par exemple : traite-t-elle déjà du format Factur-X qui semble être un standard en devenir ?

Que se passe-t-il si l’on change d’ERP ou logiciel de facturation dans le temps ? Quel sera le degré de remise en cause de mon existant. En effet, il ne faut pas que la solution de facturation électronique devienne une entrave à la liberté de choix ou changement d’ERP. Les coûts induits en seraient certainement accrus.

Privilégier aussi des solutions qui permettent une dématérialisation progressive : débuter par une partie de la facturation peut s’avérer être un premier bon pas pour évaluer les impacts financiers et les bénéfices du projet. Il sera ensuite possible de l’étendre aux autres factures, voire aux autres documents de l’entreprise. Parfois les prestataires ne traitent que la facture, ont-ils dans leur savoir-faire d’autres cordes à leur arc ?